Beth yw pwrpas yr hysbysiad preifatrwydd hwn?
Mae gwasanaeth 'Mae Pob Stori o Bwys' Ymchwiliad Covid-19 y DU (yr "Ymchwiliad") yn ffurflen ar-lein sy'n caniatáu i unigolion (dros 18) ddarparu eu profiad o'r pandemig a rhannu sut mae'r pandemig wedi effeithio ar eu bywydau, heb y ffurfioldeb o roi tystiolaeth na mynychu gwrandawiad cyhoeddus. Rydym yn rheolwr data ar y gwaith hwn.
Yn rhan o'r gwaith o gasglu profiadau gwahanol, byddwn hefyd yn cynnal ymchwil wyneb yn wyneb drwy gwmni o'r enw IPSOS. Bydd IPSOS yn cynnal yr ymchwil hwn ar ein rhan o dan gontract. Rydym yn gydreolwyr ar y gwaith hwn. Gallwch ddod o hyd i hysbysiad preifatrwydd IPSOS yma.
Yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, byddwn yn esbonio:
- pa wybodaeth rydym yn ei chasglu
- pryd byddwn yn ei chasglu
- sut rydym yn defnyddio hyn mewn perthynas â'r Ymchwiliad
Mae hefyd yn eich helpu i ddeall eich hawliau a sut i gysylltu â ni os bydd arnoch angen rhagor o wybodaeth.
Pwy ydym ni
Rydym yn dîm ymchwilio annibynnol, a noddir gan Swyddfa'r Cabinet.
Pa ddata personol fydd yn cael eu casglu a'u prosesu?
Byddwn yn prosesu unrhyw ddata personol y gallwch eu darparu inni trwy'r weffurflen, megis gwybodaeth iechyd, euogfarnau troseddol, barnau, ethnigrwydd a chod post. Mae cwestiynau demograffeg dewisol penodol, megis ethnigrwydd, hunaniaeth rhywedd, cod post ac eraill yn cael eu gofyn i'n helpu i ddeall sut yr amrywiodd profiadau o'r pandemig ymhlith pobl o grwpiau gwahanol ac ardaloedd daearyddol gwahanol, gan gynnwys fel asesiad o statws cymdeithasol-economaidd.
Rydym hefyd yn defnyddio dadansoddeg gwefan i gasglu gwybodaeth am sut mae ein gwefan yn cael ei defnyddio.
Bydd IPSOS yn dadansoddi data ymchwil wyneb yn wyneb a bydd yn rhoi adroddiad dienw inni.
At beth ydym yn defnyddio eich data?
Rydym yn prosesu eich ymatebion o "Mae Pob Stori o Bwys" i adeiladu tystiolaeth ar gyfer yr Ymchwiliad. Gallwn hefyd ddefnyddio set ddata wedi'i rhoi ar ffurf ddienw o'r Ymchwiliad i lywio ymchwil y dyfodol.
Beth yw ein sail gyfreithlon i ddefnyddio eich gwybodaeth?
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol yw ei bod yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol sydd wedi ei breinio yn y rheolwr data (Erthygl 6(1)(e) UK GDPR). Yn yr achos hwn dyna waith yr Ymchwiliad i gyflawni ei Gylch Gorchwyl.
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu unrhyw ddata sensitif personol, neu ddata ynghylch euogfarnau troseddol, lle rydym yn ei dderbyn, yw ei bod yn angenrheidiol am resymau budd cyhoeddus sylweddol ar gyfer ymarfer swyddogaeth a roddir ar unigolyn gan ddeddfiad, neu ymarfer swyddogaeth Gweinidog y Goron (para 6, atodlen 1, Deddf Diogelu Data 2018). Y swyddogaeth yw gwaith yr Ymchwiliad i gyflawni ei Gylch Gorchwyl.
 phwy rydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth?
Bydd ein darparwr ymchwil a dadansoddi IPSOS yn dadansoddi'r ymatebion rydym yn eu derbyn trwy'r weffurflen i roi gwybod i'r Ymchwiliad ac i'n helpu i gyflawni ein Cylch Gorchwyl. Nhw yw ein prosesydd data sy'n gweithredu dan gontract ar gyfer y gwaith hwn.
Bydd IPSOS hefyd yn dadansoddi'r ymatebion o'r ymchwil wyneb yn wyneb ac yn rhoi set ddata ddienw inni. Rydym yn gydreolwyr ar y gwaith hwn.
Byddwn yn cyhoeddi rhai o ymatebion yr unigolion rydym yn eu derbyn. Byddwn yn ymdrechu i ddileu unrhyw wybodaeth a all arwain at adnabod unigolyn.
Gellir rhannu ymatebion dienw hefyd ag ymchwiliadau Covid-19 eraill sy'n cael eu cynnal o dan statud (i lywio'r ymchwiliad hwnnw), adrannau'r llywodraeth, sefydliadau'r sector cyhoeddus a thrydydd partïon perthnasol o fewn cyrff cyhoeddus eraill ar draws y Deyrnas Unedig er mwyn helpu i ddatblygu polisi.
Mae'n bosib y byddwn hefyd yn rhannu data â'r asiantaethau/awdurdodau priodol os oes gennym unrhyw bryderon diogelu.
Am ba hyd rydym yn cadw eich data?
Bydd data personol a gesglir yn rhan o Mae Pob Stori o Bwys yn cael eu dal gan yr Ymchwiliad hyd nes i'r Ymchwiliad ddod i ben. Ar ddiwedd yr Ymchwiliad, bydd peth o'r data personol a ddelir gan yr Ymchwiliad - lle yr ystyrir eu bod yn rhan o'r cofnod hanesyddol – yn cael eu trosglwyddo at ddibenion cadw cofnodion Ymchwiliad am gyfnod amhenodol gan yr Archifau Cenedlaethol yn unol â Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958. Caiff data personol nad oes eu hangen at ddibenion archifo eu dinistrio.
Gall data ar ffurf ddienw ac a gasglwyd o'r Ymchwiliad gael eu defnyddio i ffurfio ymchwil y dyfodol.
Byddwn yn cadw data dadansoddi'r wefan am 2 flynedd, sy'n adnewyddu'n awtomatig ar ôl aildderbyn cwcis.
Beth yw fy hawliau?
- Mae gennych hawl i ofyn am wybodaeth am sut mae eich data personol yn cael eu prosesu.
- Mae gennych hawl i ofyn am gopi o'r data personol hynny. Ar gyfer data sy'n cael eu darparu yn rhan o'r ymchwil wyneb yn wyneb, gweler rhagor o wybodaeth yma.
- Mae gennych yr hawl i ofyn am gael cywiro unrhyw wallau yn eich data personol yn ddi-oed.
- Mae gennych yr hawl i ofyn am gael cwblhau unrhyw ddata personol anghyflawn, gan gynnwys trwy ddatganiad atodol.
- Mae gennych yr hawl i ofyn am gael dileu eich data personol os nad oes cyfiawnhad bellach dros eu prosesu.
- Mae gennych yr hawl o dan rai amgylchiadau (er enghraifft, lle caiff cywirdeb ei herio) i ofyn am gyfyngu ar y prosesu ar eich data personol.
- Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol (gweler isod).
Eich hawl i wrthwynebu
Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol. Mae'n rhaid i chi roi rhesymau penodol, yn seiliedig ar eich sefyllfa neilltuol, pam rydych yn gwrthwynebu prosesu eich data.
Mae'r hawl hwn yn ddarostyngedig i gyfyngiadau ac ymdrinnir â cheisiadau ar sail achosion unigol.
Gall eich hawliau fod yn amodol ar eithriadau neu gyfyngiadau. Ymdrinnir â cheisiadau fesul achos.
Ble mae fy nata personol yn cael eu storio?
Gan y bydd eich data personol wedi'u storio ar ein seilwaith TG, a'u rhannu â'n proseswyr data, mae'n bosibl y cânt eu trosglwyddo a'u storio'n ddiogel y tu allan i'r DU. Lle mae hynny'n digwydd bydd yn ddarostyngedig i ddiogelu cyfreithiol cyfatebol trwy benderfyniad digonolrwydd, neu'r defnydd o ddogfennau cytundebol priodol, megis y Cytundeb Trosglwyddo Data Rhyngwladol.
Sut i gysylltu â ni
I gysylltu â Swyddfa Ymchwiliad Covid-19 y DU: contact@covid19.public-inquiry.uk
Gallwch godi unrhyw bryderon preifatrwydd a diogelu data â Swyddog Diogelu Data Ymchwiliad Covid-19 y DU. Mae'r Swyddog Diogelu Data yn darparu cyngor a monitro annibynnol o ddefnydd yr Ymchwiliad o wybodaeth bersonol: DPO@covid19.public-inquiry.uk
Gallwch hefyd gysylltu â Swyddog Diogelu Data IPSOS ag unrhyw bryderon ynghylch preifatrwydd a phryderon diogelu data mewn perthynas â'r ymchwil wyneb yn wyneb: cydymffurfio@ipsos.com
Cwynion ac apeliadau
Os ydych eisoes wedi gwneud cwyn wrthym ac nad ydych yn hapus â'r canlyniad, mae gennych hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG). SCG yw'r awdurdod goruchwylio sy'n gyfrifol am ddiogelu data yn y DU.
Gallwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth/Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF neu 0303 123 1113 neu icocasework@ico.org.uk
Ni fydd unrhyw gŵyn i'r Comisiynydd Gwybodaeth yn amharu ar eich hawl i geisio iawn trwy'r llysoedd.
Adolygiad
Cafodd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ei adolygu ddiwethaf Mai 2023.