Mae Ymchwiliad Covid-19 y DU yn ymchwiliad cyhoeddus annibynnol a sefydlwyd i archwilio ymateb y DU i bandemig Covid-19 a’i effaith, a dysgu gwersi ar gyfer y dyfodol.
Mae’r hysbysiad hwn yn nodi sut y byddwn yn defnyddio’ch data personol a’ch hawliau.
Pwy ydym ni
Rydym yn dîm ymchwilio annibynnol, a noddir gan Swyddfa'r Cabinet. Rydym yn rheolydd data.
Rydym hefyd yn defnyddio cyflenwyr, sy'n gweithredu fel proseswyr data personol ar ran Ymchwiliad Covid-19 y DU.
At beth ydym yn defnyddio eich data?
Rydym yn prosesu data at ystod o ddibenion sy'n gysylltiedig ag Ymchwiliad Covid-19 y DU (yr Ymchwiliad). Mae’r rhain yn cynnwys:
- i adeiladu tystiolaeth ar gyfer yr Ymchwiliad
- i gyfathrebu â rhanddeiliaid allanol neu bartïon â diddordeb, gan gynnwys swyddogion, newyddiadurwyr, tystion, ac aelodau o'r cyhoedd
- cael barn aelodau o’r cyhoedd, seneddwyr a chynrychiolwyr sefydliadau a chwmnïau am yr Ymchwiliad, gan gynnwys mewn perthynas â Chylch Gorchwyl yr Ymchwiliad
- i weithredu gwefan yr Ymchwiliad
- i ddelio â gohebiaeth gyhoeddus
- ymateb i geisiadau diogelu data gan unigolion
- rhoi gwybodaeth i'r cyhoedd am yr Ymchwiliad drwy sianeli cyfryngau cymdeithasol
- i ddarparu rhagor o wybodaeth i chi am yr Ymholiad trwy e-bost os byddwch yn cofrestru i dderbyn yr e-byst hyn (diweddariadau e-bost)
Pa ddata personol fydd yn cael eu casglu a'u prosesu?
Byddwn yn prosesu’r data personol canlynol y gallwch ei ddarparu i ni mewn perthynas â’r Ymchwiliad:
- Mewn perthynas â thystiolaeth ar gyfer yr Ymchwiliad: enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, teitl swydd, cyflogwr, barn, gwybodaeth iechyd, euogfarnau troseddol ac unrhyw wybodaeth sensitif arall yr ydych yn gwirfoddoli amdanoch chi neu eraill.
- Mewn perthynas â chyfathrebiadau allanol: enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, teitl swydd (lle mae'r rhain yn cael eu darparu gennych chi), a chyflogwr (lle y'i darperir gennych chi).
- Mewn perthynas ag ymgynghoriadau (gan gynnwys Mae Pob Stori’n Bwysig): enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, teitl swydd (lle rydych chi’n eu darparu), a chyflogwr (lle rydych chi’n eu darparu), yn ogystal â barn. Efallai y byddwn hefyd yn prosesu data sensitif megis gwybodaeth iechyd, tarddiad ethnig, euogfarnau troseddol ac unrhyw wybodaeth arall rydych chi’n ei gwirfoddoli amdanoch chi’ch hun neu eraill. Efallai y byddwn hefyd yn prosesu gwybodaeth fywgraffyddol ychwanegol am ymatebwyr neu drydydd partïon lle caiff ei gwirfoddoli.
- Mewn perthynas â'n gwefan: dadansoddeg ar sut mae ein gwefan yn cael ei defnyddio. Yn y rhan fwyaf o achosion ni fydd y data hwn yn ddata personol oherwydd ni fyddwn yn gallu adnabod defnyddwyr safleoedd unigol.
- Mewn perthynas â gohebiaeth gyhoeddus: enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, manylion unrhyw bryderon a godwyd yn eich gohebiaeth, ac unrhyw wybodaeth arall yr ydych yn gwirfoddoli amdanoch eich hun neu eraill. Efallai y byddwn hefyd yn prosesu data categori arbennig neu ddata am euogfarnau troseddol, os byddwch yn gwirfoddoli gwybodaeth o'r fath.
- Mewn perthynas â diweddariadau e-bost: enw a chyfeiriad e-bost.
- Mewn perthynas â cheisiadau diogelu data gan unigolion: enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, eich cais, dogfennau sydd eu hangen i wirio pwy ydych.
- Mewn perthynas â sianelau cyfryngau cymdeithasol: enwau, cyfeiriadau e-bost, ffotograffau, fideos, dolenni cyfryngau cymdeithasol, barn, ac unrhyw ddata arall a wirfoddolwyd, gan gynnwys data personol sensitif.
- O ran ymweld â lleoliad gwrandawiadau cyhoeddus yr Ymchwiliad, Tŷ Dorland: Mae camerâu teledu cylch cyfyng allanol a mewnol yn recordio delweddau a all gynnwys lluniau adnabyddadwy o unrhyw ac unrhyw ymwelwyr.
Beth yw ein sail gyfreithlon i ddefnyddio eich gwybodaeth?
Ar gyfer y rhan fwyaf o'r data personol rydyn ni'n ei brosesu, ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol yw ei fod yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a roddir i'r rheolwr data (Erthygl 6(1)(e) GDPR y DU). Yn yr achos hwn, dyna waith yr Ymchwiliad i gyflawni ei Cylch Gorchwyl.
Mewn perthynas â sianelau cyfryngau cymdeithasol: Pan fyddwn yn postio data personol sy'n ymwneud â gweithgarwch y llywodraeth, ein sail gyfreithiol yw bod prosesu yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn y rheolydd data (Erthygl 6(1)(e) GDPR y DU). Pan fyddwn yn prosesu data personol a gynhyrchir gan ddefnyddwyr cyfryngau cymdeithasol, y sail gyfreithiol dros brosesu'r data personol hwnnw yw oherwydd bod y defnyddiwr yn cydsynio i ni wneud hynny (Erthygl 6(1)(a) GDPR y DU).
Mewn perthynas â diweddariadau e-bost: mae'r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol yn seiliedig ar gael eich caniatâd i dderbyn diweddariadau e-bost gan yr Ymchwiliad (Erthygl 6(1)(a) GDPR y DU).
Mewn perthynas â cheisiadau diogelu data gan unigolion: y sail gyfreithiol dros brosesu eich data personol yw ei bod yn angenrheidiol cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol a osodir arnom fel y rheolydd data (Erthygl 6(1)(c) GDPR y DU).
Data personol sensitif (a elwir hefyd yn ddata categori arbennig) yw data personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, neu aelodaeth o undeb llafur, a phrosesu data genetig, data biometrig at ddiben adnabod naturiol yn unigryw. person, data sy'n ymwneud ag iechyd neu ddata sy'n ymwneud â bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol person naturiol.
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu unrhyw ddata sensitif personol, neu ddata ynghylch euogfarnau troseddol, lle rydym yn ei dderbyn, yw ei bod yn angenrheidiol am resymau budd cyhoeddus sylweddol ar gyfer ymarfer swyddogaeth a roddir ar unigolyn gan ddeddfiad, neu ymarfer swyddogaeth Gweinidog y Goron (para 6, atodlen 1, Deddf Diogelu Data 2018). Y swyddogaeth yw gwaith yr Ymchwiliad i gyflawni ei Gylch Gorchwyl.
 phwy rydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth?
Gan y bydd eich data personol yn cael ei storio ar ein seilwaith TG, bydd yn cael ei rannu â’n proseswyr data sy’n rheoli ac yn darparu’r ffurflen we lle rydych yn gwirfoddoli gwybodaeth i’r Ymchwiliad ei defnyddio, yn darparu gwasanaethau dadansoddeg gwe (gan gynnwys dadansoddeg mewn perthynas â’n ffurflen we , er enghraifft cydgrynhoi data a darparu mewnwelediadau / tueddiadau), gwasanaeth gwe-letya, gwasanaethau rheoli ymgynghori, a gwasanaethau rheoli a storio e-bost a dogfennau (fel gwasanaethau i hwyluso negeseuon e-bost lle rydych wedi cofrestru i dderbyn y rhain).
Mewn perthynas â thystiolaeth: bydd unrhyw dystiolaeth a gesglir ar gyfer yr ymchwiliad yn cael ei rhannu â Chynghorydd yr Ymchwiliad, Cynrychiolwyr Cyfreithiol Cydnabyddedig unigolion a chyrff corfforaethol a ddynodwyd yn Gyfranogwyr Craidd yn yr Ymchwiliad, Swyddfa'r Cabinet, trwy eu darpariaeth o wasanaethau TG, proseswyr data trydydd parti (megis darparwyr seilwaith neu wasanaethau TG), y cyhoedd trwy wefan yr Ymchwiliad neu drwy adroddiadau cyhoeddedig o dan adran 25 o Ddeddf 2005 (lle bo'n berthnasol).
Mewn perthynas ag ymgynghori ac ymgysylltu: Pan fydd unigolion yn cyflwyno ymatebion, bydd ein darparwyr ymchwil a dadansoddeg yn dadansoddi'r ymatebion a dderbyniwn i lywio'r Ymchwiliad a'n helpu i gyflawni ein Cylch Gorchwyl. Efallai y byddwn hefyd yn cyhoeddi dyfyniadau o ymatebion unigolion yn ddienw, gan eithrio unrhyw ddynodwyr allweddol. Cyhoeddir ymatebion a gyflwynir gan sefydliadau neu gynrychiolwyr sefydliadau. Gellir rhannu ymatebion unigolion hefyd gydag ymholiadau Covid-19 eraill a gynhelir o dan statud i lywio'r ymchwiliad hwnnw, yn ogystal ag adrannau'r llywodraeth, sefydliadau'r sector cyhoeddus a thrydydd partïon perthnasol o fewn cyrff eraill ledled y Deyrnas Unedig er mwyn helpu i ddatblygu polisi neu hwyluso ymchwil bellach. Efallai y byddwn hefyd yn rhannu data gyda'r asiantaethau/awdurdodau priodol os oes gennym unrhyw bryderon diogelu. Pan fydd yr Ymchwiliad yn cyflwyno ymatebion ar ran unigolion, byddwn bob amser yn ceisio gwneud hynny dros rwydwaith preifat diogel. Mewn rhai achosion, efallai y bydd angen i ni ddefnyddio rhwydwaith cyhoeddus er mwyn cyflwyno ymatebion.
Mewn perthynas â gohebiaeth gyhoeddus: Gall eich gwybodaeth gael ei rhannu â chyrff cyhoeddus eraill, neu'r gweinyddiaethau datganoledig, lle bo angen ac er mwyn rhoi ateb llawn i chi. Gall eich gwybodaeth gael ei rhannu â chyrff cyhoeddus eraill, y gweinyddiaethau datganoledig, swyddfeydd etholaeth neu bleidiau gwleidyddol, lle bo angen trosglwyddo gohebiaeth i gorff mwy priodol i gael ateb. Gofynnir am eich cytundeb cyn rhannu eich gwybodaeth yn y cyd-destun hwn. Gall eich gwybodaeth gael ei rhannu â'ch AS, lle maen nhw'n ysgrifennu ar eich rhan.
Mewn perthynas â sianeli cyfryngau cymdeithasol: Bydd unrhyw ddata personol a rennir ar lwyfannau cyfryngau cymdeithasol yn cael ei rannu â'r darparwyr cyfryngau cymdeithasol hynny. Mae unrhyw ddata personol a rennir ar lwyfannau cyfryngau cymdeithasol yn cael ei gyhoeddi, oni bai bod gosodiadau preifatrwydd wedi'u defnyddio.
Am ba hyd rydym yn cadw eich data?
Mewn perthynas â thystiolaeth: Bydd data personol a gesglir fel rhan o dystiolaeth yn cael ei gadw gan yr Ymchwiliad tan ddiwedd yr Ymchwiliad. Ar ddiwedd yr Ymchwiliad, bydd rhywfaint o'r data personol a gedwir gan yr Ymchwiliad – lle ystyrir ei fod yn rhan o'r cofnod hanesyddol – yn cael ei drosglwyddo at ddibenion cadw cofnodion yr Ymchwiliad yn barhaol gan yr Archifau Cenedlaethol yn unol â Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958. Bydd data personol nad oes ei angen at ddibenion archifo yn cael ei ddinistrio.
Mewn perthynas ag ymgynghori ac ymgysylltu: Bydd gwybodaeth a gyhoeddwyd yn cael ei chadw'n barhaol ar y sail bod y wybodaeth o werth hanesyddol. Gellir cadw ymatebion tan ddiwedd yr Ymchwiliad a'u hasesu am werth hanesyddol a chadwraeth barhaol. Am fwy o fanylion ar gadwraeth cyflwyniadau Mae Pob Stori'n Bwysig, gweler ein Hysbysiad Preifatrwydd ESMMewn perthynas â'r wefan: bydd data dadansoddol yn cael ei gadw am 2 flynedd, a fydd yn adnewyddu'n awtomatig ar ôl derbyn cwcis eto.
Mewn perthynas â gohebiaeth gyhoeddus: bydd gwybodaeth bersonol mewn gohebiaeth yn cael ei dileu pan fydd yr Ymchwiliad wedi dod i ben. Fodd bynnag, gellir cadw gohebiaeth gyhoeddus os yw'n ddigon arwyddocaol fel y dylid ei chadw ar gyfer y cofnod hanesyddol.
Mewn perthynas â cheisiadau diogelu data gan unigolion: bydd data personol a gedwir mewn perthynas â cheisiadau diogelu data yn cael ei gadw tan ddiwedd yr Ymchwiliad. Bydd dogfennau a ddefnyddir i wirio hunaniaeth yn cael eu dileu unwaith y bydd hunaniaeth wedi'i gwirio.
Mewn perthynas â sianeli cyfryngau cymdeithasol: Bydd ein negeseuon cyfryngau cymdeithasol yn cael eu cadw am gyfnod amhenodol fel rhan o'r cofnod hanesyddol. Bydd data a gyhoeddir ar lwyfannau cyfryngau cymdeithasol gan ddefnyddwyr yn parhau nes iddo gael ei ddileu gan y defnyddiwr cyfryngau cymdeithasol.
Mewn perthynas â diweddariadau e-bost: bydd data personol a gedwir mewn perthynas â diweddariadau e-bost yn cael ei gadw tan ddiwedd yr Ymchwiliad.
Mewn perthynas ag ymweld â lleoliad gwrandawiadau cyhoeddus yr Ymchwiliad yn Nhŷ Dorland: Asiantaeth Eiddo'r Llywodraeth sy'n berchen ar bob recordiad ac yn ei rheoli. Bydd recordiadau a'r holl ddata a gedwir ynddynt yn cael eu dileu fel arfer ar ôl 30 diwrnod.
Mewn perthynas ag ymweld â'r Ymchwiliad: Bydd pob recordiad teledu cylch cyfyng yn cael ei reoli yn unol â Hysbysiad Preifatrwydd Great Portland Estates Services Limited.
Lle na chafwyd data personol oddi wrthych
Mae’n bosibl y byddwn wedi cael eich data personol oddi wrth ymatebydd i ymgynghoriad neu ohebydd, neu wedi’i rannu â ni gan Ymchwiliad Covid-19 arall.
Mae'n bosibl bod manylion cyswllt rhanddeiliaid allanol neu bartïon â diddordeb wedi'u cael o ffynonellau cyhoeddus gan gynnwys y rhyngrwyd neu eu cyflogwyr.
Beth yw fy hawliau?
- Mae gennych yr hawl i ofyn am wybodaeth am sut y caiff eich data personol ei brosesu, ac i ofyn am gopi o'r data personol hwnnw.
- Mae gennych yr hawl i ofyn am gael cywiro unrhyw wallau yn eich data personol yn ddi-oed.
- Mae gennych yr hawl i ofyn am gael cwblhau unrhyw ddata personol anghyflawn, gan gynnwys trwy ddatganiad atodol.
- Mae gennych yr hawl i ofyn am gael dileu eich data personol os nad oes cyfiawnhad bellach dros eu prosesu.
- Mae gennych yr hawl o dan rai amgylchiadau (er enghraifft, lle caiff cywirdeb ei herio) i ofyn am gyfyngu ar y prosesu ar eich data personol.
- Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol.
Gall eich hawliau fod yn amodol ar eithriadau neu gyfyngiadau. Ymdrinnir â cheisiadau fesul achos.
Ble mae fy nata personol yn cael eu storio?
Gan fod eich data personol a gedwir gan yr Ymchwiliad yn cael ei storio ar ein seilwaith TG, a'i rannu gyda'n proseswyr data, gellir ei drosglwyddo a'i storio'n ddiogel y tu allan i'r DU. Os felly y mae, bydd yn destun amddiffyniad cyfreithiol cyfatebol trwy benderfyniad digonolrwydd, neu ddefnyddio dogfennau cytundebol priodol, megis y Cytundeb Trosglwyddo Data Rhyngwladol.
Sut i gysylltu â ni
Y rheolydd data ar gyfer eich data personol yw Swyddfa Ymholiadau Covid-19 y DU. Manylion cyswllt y rheolydd data yw: contact@covid19.public-inquiry.uk
Gallwch godi unrhyw bryderon preifatrwydd a diogelu data gyda Swyddog Diogelu Data Ymholiadau Covid-19 y DU. Mae'r Swyddog Diogelu Data yn darparu cyngor annibynnol ac yn monitro defnydd yr Ymchwiliad o wybodaeth bersonol.
Manylion cyswllt DPO Ymchwiliad Covid-19 y DU:dpo@covid19.public-inquiry.cabinetoffice.gov.uk
Sut i gwyno am y defnydd o'ch data personol
Os ydych chi'n pryderu am sut rydym ni wedi trin eich data personol, gallwch chi wneud cwyn i'n Swyddog Diogelu Data (DPO).
Gallwch gysylltu â nhw drwy e-bost yn: dpo@covid19.public-inquiry.cabinetoffice.gov.uk
Er mwyn ein helpu i ymchwilio’n effeithiol, cofiwch gynnwys cymaint o fanylion â phosibl am eich pryder, ynghyd ag unrhyw negeseuon e-bost neu lythyrau perthnasol.
Beth fyddwn ni'n ei wneud:
- Cydnabod eich cwyn o fewn 30 diwrnod.
- Ymchwiliwch i'ch pryderon a rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi.
- Anfon ymateb terfynol atoch yn egluro canlyniad ein hymchwiliad.
Cwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO)
Mae gennych yr hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) ar unrhyw adeg, p'un a ydych eisoes wedi cwyno i ni ai peidio. Yr ICO yw awdurdod annibynnol y DU ar gyfer diogelu data.
Gallwch gysylltu â'r ICO ar-lein, dros y ffôn, neu drwy'r post:
- Gwefan: https://ico.org.uk
- E-bost: icocasework@ico.org.uk
- Ffôn: 0303 123 1113
- Cyfeiriad: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Tŷ Wycliffe, Lôn y Dŵr, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF
Nid yw gwneud cwyn i'r ICO yn effeithio ar eich hawl i gymryd camau cyfreithiol drwy'r llysoedd.
Adolygiad
Adolygwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf ym mis Mehefin 2026.