UK CoVID-19 انکوائری ایک آزاد عوامی انکوائری ہے جو CoVID-19 وبائی مرض پر برطانیہ کے ردعمل اور اثرات کا جائزہ لینے اور مستقبل کے لیے سبق سیکھنے کے لیے قائم کی گئی ہے۔
یہ نوٹس یہ بتاتا ہے کہ ہم آپ کے ذاتی ڈیٹا اور آپ کے حقوق کو کس طرح استعمال کریں گے۔
ہم کون ہیں
ہم ایک آزاد انکوائری ٹیم ہیں، جس کی سرپرستی کیبنٹ آفس کرتی ہے۔ ہم ڈیٹا کنٹرولر ہیں۔
ہم ایسے سپلائرز کا بھی استعمال کرتے ہیں، جو UK Covid-19 انکوائری کی جانب سے ذاتی ڈیٹا کے پروسیسرز کے طور پر کام کرتے ہیں۔
ہم آپ کا ڈیٹا کس لیے استعمال کرتے ہیں؟
ہم UK CoVID-19 انکوائری (انکوائری) سے جڑے کئی مقاصد کے لیے ڈیٹا پر کارروائی کرتے ہیں۔ یہ شامل ہیں:
- انکوائری کے لیے ثبوت تیار کرنے کے لیے
- بیرونی اسٹیک ہولڈرز یا دلچسپی رکھنے والی جماعتوں بشمول عہدیداروں، صحافیوں، گواہوں اور عوام کے ارکان سے بات چیت کرنے کے لیے
- انکوائری کے بارے میں عوام کے اراکین، اراکین پارلیمنٹ اور تنظیموں اور کمپنیوں کے نمائندوں کی رائے حاصل کرنے کے لیے، بشمول انکوائری کی شرائط کے حوالے سے
- انکوائری کی ویب سائٹ کو چلانے کے لیے
- عوامی خط و کتابت سے نمٹنے کے لیے
- افراد سے ڈیٹا کے تحفظ کی درخواستوں کا جواب دینے کے لیے
- سوشل میڈیا چینلز کے ذریعے عوام کو انکوائری کے بارے میں معلومات فراہم کرنے کے لیے
- اگر آپ ان ای میلز کو حاصل کرنے کے لیے سائن اپ کرتے ہیں تو آپ کو ای میل کے ذریعے انکوائری کے بارے میں مزید معلومات فراہم کرنے کے لیے (ای میل اپ ڈیٹس)
کون سا ذاتی ڈیٹا اکٹھا کیا جائے گا اور اس پر کارروائی کی جائے گی؟
ہم درج ذیل ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کریں گے جو آپ ہمیں انکوائری کے سلسلے میں فراہم کر سکتے ہیں:
- انکوائری کے ثبوت کے سلسلے میں: نام، پتہ، ای میل پتہ، نوکری کا عنوان، آجر، رائے، صحت کی معلومات، مجرمانہ سزائیں اور کوئی دوسری حساس معلومات جو آپ اپنے یا دوسروں کے بارے میں رضاکارانہ طور پر دیتے ہیں۔
- بیرونی مواصلات کے سلسلے میں: نام، پتہ، ای میل پتہ، ملازمت کا عنوان (جہاں یہ آپ کے ذریعہ فراہم کیا گیا ہے) اور آجر (جہاں آپ کے ذریعہ فراہم کیا گیا ہے)۔
- مشاورت کے سلسلے میں (بشمول سننے کی مشق): نام، پتہ، ای میل ایڈریس، نوکری کا عنوان (جہاں یہ آپ کے ذریعہ فراہم کیا گیا ہے)، اور آجر (جہاں آپ نے فراہم کیا ہے)، نیز آراء۔ ہم حساس ڈیٹا جیسے کہ صحت کی معلومات، نسلی اصل، مجرمانہ سزائیں اور کوئی دوسری معلومات جو آپ اپنے یا دوسروں کے بارے میں رضاکارانہ طور پر دیتے ہیں پر بھی کارروائی کر سکتے ہیں۔ ہم جواب دہندگان یا فریق ثالث کے بارے میں اضافی سوانحی معلومات پر بھی کارروائی کر سکتے ہیں جہاں یہ رضاکارانہ ہے۔
- ہماری ویب سائٹ کے سلسلے میں: ہماری سائٹ کے استعمال کے بارے میں تجزیات۔ زیادہ تر معاملات میں یہ ڈیٹا ذاتی ڈیٹا نہیں ہوگا کیونکہ ہم انفرادی سائٹ کے صارفین کی شناخت نہیں کر پائیں گے۔
- عوامی خط و کتابت کے سلسلے میں: نام، پتہ، ای میل پتہ، آپ کے خط و کتابت میں اٹھائے گئے کسی بھی خدشات کی تفصیلات، اور کوئی بھی دوسری معلومات جو آپ اپنے یا دوسروں کے بارے میں رضاکارانہ طور پر دیتے ہیں۔ اگر آپ ایسی معلومات رضاکارانہ طور پر پیش کرتے ہیں تو ہم مجرمانہ سزاؤں کے بارے میں خصوصی زمرے کے ڈیٹا یا ڈیٹا پر بھی کارروائی کر سکتے ہیں۔
- ای میل اپ ڈیٹس کے سلسلے میں: نام اور ای میل پتہ۔
- افراد سے ڈیٹا کے تحفظ کی درخواستوں کے سلسلے میں: نام، پتہ، ای میل پتہ، آپ کی درخواست، آپ کی شناخت کی تصدیق کے لیے درکار دستاویزات۔
- سوشل میڈیا چینلز کے سلسلے میں: نام، ای میل ایڈریس، تصاویر، ویڈیوز، سوشل میڈیا ہینڈلز، آراء، اور کوئی بھی دیگر ڈیٹا رضاکارانہ طور پر، بشمول حساس ذاتی ڈیٹا۔
آپ کی معلومات کو استعمال کرنے کی ہماری قانونی بنیاد کیا ہے؟
زیادہ تر ذاتی ڈیٹا کے لیے جس پر ہم کارروائی کرتے ہیں، آپ کے ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کرنے کی ہماری قانونی بنیاد یہ ہے کہ یہ کسی کام کی کارکردگی کے لیے ضروری ہے جو عوامی مفاد میں یا ڈیٹا کنٹرولر کے پاس موجود سرکاری اختیار کے استعمال کے لیے ہوتا ہے (آرٹیکل 6( 1)(e) UK GDPR)۔ اس معاملے میں یہ انکوائری کا کام ہے کہ وہ اپنے ٹرمز آف ریفرنس کو پورا کرے۔
سوشل میڈیا چینلز کے سلسلے میں: جہاں ہم سرکاری سرگرمی سے متعلق ذاتی ڈیٹا پوسٹ کرتے ہیں، وہاں ہماری قانونی بنیاد یہ ہے کہ عوامی مفاد میں یا ڈیٹا کنٹرولر کے پاس موجود سرکاری اختیار کے استعمال میں کسی کام کی کارکردگی کے لیے کارروائی ضروری ہے۔ آرٹیکل 6(1)(e) UK GDPR)۔ جہاں ہم سوشل میڈیا صارفین کے ذریعے تیار کردہ ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کرتے ہیں، وہاں اس ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کرنے کی قانونی بنیاد یہ ہے کہ صارف ہمیں ایسا کرنے کی رضامندی دیتا ہے (آرٹیکل 6(1)(a) UK GDPR)۔
ای میل اپ ڈیٹس کے سلسلے میں: آپ کے ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کرنے کی قانونی بنیاد انکوائری کے جائز مفادات پر مبنی ہے، یعنی اس کے حوالہ کی شرائط (آرٹیکل 6(1)(f) UK GDPR)، اور ان ای میل اپ ڈیٹس کو حاصل کرنے کے لیے آپ کی رضامندی (آرٹیکل 6(1)(a) UK GDPR)۔
افراد سے ڈیٹا کے تحفظ کی درخواستوں کے سلسلے میں: آپ کے ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کرنے کی قانونی بنیاد یہ ہے کہ ڈیٹا کنٹرولر کے طور پر ہم پر عائد قانونی ذمہ داری کی تعمیل کرنا ضروری ہے (آرٹیکل 6(1)(c) UK GDPR)۔
حساس ذاتی ڈیٹا (جسے خصوصی زمرہ کا ڈیٹا بھی کہا جاتا ہے) ذاتی ڈیٹا ہے جو نسلی یا نسلی اصل، سیاسی آراء، مذہبی یا فلسفیانہ عقائد، یا ٹریڈ یونین کی رکنیت کو ظاہر کرتا ہے، اور جینیاتی ڈیٹا کی پروسیسنگ، بایو میٹرک ڈیٹا کو منفرد طور پر شناخت کرنے کے مقصد سے شخص، صحت سے متعلق ڈیٹا یا قدرتی فرد کی جنسی زندگی یا جنسی رجحان سے متعلق ڈیٹا۔
کسی بھی حساس ذاتی ڈیٹا، یا مجرمانہ سزاؤں کے بارے میں ڈیٹا پر کارروائی کرنے کی قانونی بنیاد، جہاں ہمیں یہ موصول ہوتا ہے، یہ ہے کہ کسی قانون کے ذریعے کسی شخص کو دیے گئے فنکشن کے لیے خاطر خواہ عوامی دلچسپی کی وجوہات کے لیے ضروری ہے۔ ولی عہد کے وزیر کا ایک فنکشن (پیرا 6، شیڈول 1، ڈیٹا پروٹیکشن ایکٹ 2018)۔ فنکشن انکوائری کا کام ہے جو اس کے حوالہ کی شرائط کو پورا کرتا ہے۔
ہم آپ کی معلومات کس کے ساتھ بانٹتے ہیں؟
جیسا کہ آپ کا ذاتی ڈیٹا ہمارے IT انفراسٹرکچر پر محفوظ کیا جائے گا، اس کا اشتراک ہمارے ڈیٹا پروسیسرز کے ساتھ کیا جائے گا جو ویب فارم کا نظم کرتے ہیں اور فراہم کرتے ہیں جہاں آپ انکوائری کے لیے رضاکارانہ معلومات استعمال کرتے ہیں، ویب تجزیاتی خدمات فراہم کرتے ہیں (بشمول ہمارے ویب فارم کے سلسلے میں تجزیات ، مثال کے طور پر ڈیٹا اکٹھا کرنا اور بصیرت/رجحانات فراہم کرنا)، ویب ہوسٹنگ سروس، مشاورتی انتظامی خدمات، اور ای میل اور دستاویز کے انتظام اور اسٹوریج کی خدمات (جیسے ای میل پیغامات کی سہولت کے لیے خدمات جہاں آپ نے ان کو وصول کرنے کے لیے سائن اپ کیا ہے)۔
شواہد کے سلسلے میں: انکوائری کے لیے جمع کیے گئے کسی بھی ثبوت کو انکوائری کے وکیل، انکوائری میں بنیادی شرکاء کے طور پر نامزد افراد اور کارپوریٹ اداروں کے تسلیم شدہ قانونی نمائندوں، انکوائری پینل کے اراکین، کابینہ کے دفتر کے ساتھ ان کی فراہمی کے ذریعے شیئر کیا جائے گا۔ آئی ٹی سروسز، تھرڈ پارٹی ڈیٹا پروسیسرز (جیسے آئی ٹی انفراسٹرکچر یا خدمات فراہم کرنے والے)، عوام انکوائری ویب سائٹ کے ذریعے یا 2005 کے ایکٹ کے s.25 کے تحت شائع شدہ رپورٹس کے ذریعے (جہاں قابل اطلاق ہو)۔
مشاورت کے سلسلے میں (بشمول سننے کی مشق): جہاں افراد جوابات جمع کراتے ہیں، ہمارا تحقیقی اور تجزیاتی فراہم کنندہ ان جوابات کا تجزیہ کرے گا جو ہمیں انکوائری کو مطلع کرنے کے لیے موصول ہوتے ہیں اور ہمارے حوالہ کی شرائط کو پورا کرنے میں ہماری مدد کرتے ہیں۔ ہم ایسے افراد کے جوابات بھی شائع کریں گے، لیکن عوامی طور پر ان کی شناخت نہیں کریں گے۔ ہم کسی بھی ایسی معلومات کو ہٹانے کی کوشش کریں گے جس کی وجہ سے ان کی شناخت ہو سکے۔ تنظیموں یا تنظیموں کے نمائندوں کی طرف سے جمع کرائے گئے جوابات شائع کیے جائیں گے۔ افراد کے جوابات کو قانون کے تحت منعقد کی گئی دیگر CoVID-19 انکوائریوں کے ساتھ بھی شیئر کیا جا سکتا ہے (اس انکوائری کو مطلع کرنے کے لیے)، حکومتی محکموں، پبلک سیکٹر کی تنظیموں اور برطانیہ بھر کے دیگر عوامی اداروں میں متعلقہ فریق ثالث کے ساتھ پالیسی تیار کرنے میں مدد کرنے کے لیے۔ اگر ہمیں حفاظتی خدشات ہیں تو ہم مناسب ایجنسیوں/ حکام کے ساتھ ڈیٹا کا اشتراک بھی کر سکتے ہیں۔
عوامی خط و کتابت کے سلسلے میں: آپ کی معلومات کا اشتراک دیگر عوامی اداروں، یا منقطع انتظامیہ کے ساتھ کیا جا سکتا ہے، جہاں یہ ضروری ہو اور آپ کو مکمل جواب فراہم کرنے کے لیے۔ آپ کی معلومات دیگر عوامی اداروں، منقطع انتظامیہ، انتخابی حلقہ دفاتر یا سیاسی جماعتوں کے ساتھ شیئر کی جا سکتی ہیں، جہاں جواب کے لیے زیادہ مناسب ادارے کو خط و کتابت منتقل کرنا ضروری ہے۔ آپ کی معلومات آپ کے ایم پی کے ساتھ شیئر کی جا سکتی ہیں، جہاں وہ آپ کی طرف سے لکھ رہے ہیں۔
سوشل میڈیا چینلز کے سلسلے میں: سوشل میڈیا پلیٹ فارمز پر شیئر کیا گیا کوئی بھی ذاتی ڈیٹا ان سوشل میڈیا فراہم کنندگان کے ساتھ شیئر کیا جائے گا۔ سوشل میڈیا پلیٹ فارمز پر شیئر کیے گئے کسی بھی ذاتی ڈیٹا کو پبلک کر دیا جاتا ہے، جب تک کہ رازداری کی ترتیبات استعمال نہ کی گئی ہوں۔
ہم آپ کا ڈیٹا کب تک رکھیں گے؟
ثبوت کے سلسلے میں: شواہد کے حصے کے طور پر اکٹھا کیا گیا ذاتی ڈیٹا انکوائری کے اختتام تک انکوائری کے پاس رکھا جائے گا۔ انکوائری کے اختتام پر، انکوائری کے پاس رکھے گئے کچھ ذاتی ڈیٹا کو – جہاں اسے تاریخی ریکارڈ کا حصہ سمجھا جاتا ہے – کو نیشنل آرکائیوز کے ذریعے انکوائری ریکارڈ کو غیر معینہ مدت تک رکھنے کے مقاصد کے لیے عوام کے مطابق منتقل کیا جائے گا۔ ریکارڈز ایکٹ 1958۔ ذاتی ڈیٹا جو آرکائیونگ کے مقاصد کے لیے درکار نہیں ہے کو تباہ کر دیا جائے گا۔
مواصلات کے سلسلے میں: آپ کا ذاتی ڈیٹا ہماری طرف سے مخصوص کرداروں میں افراد سے رابطہ کرنے کے مقاصد کے لیے رکھا جائے گا، اور ایک بار جب وہ ان کرداروں کو چھوڑ دیں گے تو معلومات کو اپ ڈیٹ یا حذف کر دیا جائے گا۔ یہ کم از کم سالانہ ہونا چاہیے۔
مشاورت کے سلسلے میں (بشمول سننے کی مشق): شائع شدہ معلومات کو عام طور پر اس بنیاد پر غیر معینہ مدت تک برقرار رکھا جائے گا کہ معلومات تاریخی اہمیت کی حامل ہیں۔ اس میں، مثال کے طور پر، تنظیموں کے نمائندوں کے بارے میں ذاتی ڈیٹا شامل ہوگا۔ مشاورت مکمل ہونے کے بعد افراد کے جوابات تین کیلنڈر سالوں تک قابل شناخت شکل میں رکھے جائیں گے۔
ویب سائٹ کے سلسلے میں: تجزیاتی ڈیٹا کو 2 سال تک برقرار رکھا جائے گا، جو کوکیز کی دوبارہ قبولیت پر خودکار تجدید ہو جاتا ہے۔
عوامی خط و کتابت کے سلسلے میں: خط و کتابت میں ذاتی معلومات عام طور پر خط و کتابت کے 3 کیلنڈر سال بعد حذف کر دی جائیں گی، یا کیس بند یا نتیجہ اخذ کیا جائے گا۔ تاہم، عوامی خط و کتابت کو رکھا جا سکتا ہے اگر یہ کافی اہم ہو کہ اسے تاریخی ریکارڈ کے لیے برقرار رکھا جائے۔
افراد کی طرف سے ڈیٹا کے تحفظ کی درخواستوں کے سلسلے میں: ڈیٹا کے تحفظ کی درخواستوں کے سلسلے میں رکھے گئے ذاتی ڈیٹا کو انکوائری کے ذریعے آخری رابطے کی تاریخ سے دو سال تک رکھا جائے گا۔ شناخت کی تصدیق ہونے کے بعد شناخت کی تصدیق کے لیے استعمال ہونے والی دستاویزات کو حذف کر دیا جائے گا۔
سوشل میڈیا چینلز کے سلسلے میں: ہماری سوشل میڈیا پوسٹس کو تاریخی ریکارڈ کے حصے کے طور پر غیر معینہ مدت تک برقرار رکھا جائے گا۔ آخری صارفین کے ذریعہ سوشل میڈیا پلیٹ فارمز پر شائع کردہ ڈیٹا اس وقت تک برقرار رہے گا جب تک کہ اسے سوشل میڈیا صارف حذف نہیں کر دیتا۔
ای میل اپ ڈیٹس کے سلسلے میں: انکوائری بند ہونے کے بعد 2 سال سے زیادہ نہیں۔
جہاں آپ سے ذاتی ڈیٹا حاصل نہیں کیا گیا ہے۔
ہو سکتا ہے کہ آپ کا ذاتی ڈیٹا ہم نے مشاورت کے جواب دہندہ یا نامہ نگار سے حاصل کیا ہو، یا کسی اور CoVID-19 انکوائری کے ذریعے ہمارے ساتھ شیئر کیا گیا ہو۔
بیرونی اسٹیک ہولڈرز یا دلچسپی رکھنے والی جماعتوں کے رابطے کی تفصیلات انٹرنیٹ یا ان کے آجروں سمیت عوامی ذرائع سے حاصل کی گئی ہوں گی۔
میرے حقوق کیا ہیں؟
- آپ کو اس بارے میں معلومات کی درخواست کرنے کا حق ہے کہ آپ کے ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کیسے کی جاتی ہے، اور اس ذاتی ڈیٹا کی کاپی کی درخواست کرنے کا حق ہے۔
- آپ کو درخواست کرنے کا حق ہے کہ آپ کے ذاتی ڈیٹا میں موجود کسی بھی غلطی کو بغیر کسی تاخیر کے درست کیا جائے۔
- آپ کو درخواست کرنے کا حق ہے کہ کوئی بھی نامکمل ذاتی ڈیٹا مکمل ہو جائے، بشمول ایک ضمنی بیان کے ذریعے۔
- آپ کو یہ درخواست کرنے کا حق حاصل ہے کہ اگر آپ کے ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کا کوئی جواز باقی نہیں رہا تو اسے مٹا دیا جائے۔
- آپ کو کچھ مخصوص حالات میں (مثال کے طور پر، جہاں درستگی کا مقابلہ کیا جاتا ہے) میں درخواست کرنے کا حق ہے کہ آپ کے ذاتی ڈیٹا کی کارروائی پر پابندی ہے۔
- آپ کو اپنے ذاتی ڈیٹا کی پروسیسنگ پر اعتراض کرنے کا حق ہے۔
آپ کے حقوق چھوٹ یا حدود کے تابع ہو سکتے ہیں۔ درخواستوں کو ہر معاملے کی بنیاد پر نمٹا جاتا ہے۔
میرا ذاتی ڈیٹا کہاں محفوظ ہے؟
چونکہ آپ کا ذاتی ڈیٹا ہمارے IT انفراسٹرکچر پر محفوظ ہے، اور ہمارے ڈیٹا پروسیسرز کے ساتھ شیئر کیا جاتا ہے، اس لیے اسے برطانیہ سے باہر محفوظ طریقے سے منتقل اور ذخیرہ کیا جا سکتا ہے۔ جہاں ایسا ہوتا ہے تو یہ ایک مناسب فیصلے کے ذریعے مساوی قانونی تحفظ سے مشروط ہو گا، یا مناسب معاہدہ دستاویزات، جیسے کہ بین الاقوامی ڈیٹا کی منتقلی کا معاہدہ۔
ہم سے کیسے رابطہ کریں۔
آپ کے ذاتی ڈیٹا کا ڈیٹا کنٹرولر UK Covid-19 انکوائری آفس ہے۔ ڈیٹا کنٹرولر کے لیے رابطے کی تفصیلات یہ ہیں: contact@covid19.public-inquiry.uk
آپ UK CoVID-19 انکوائری ڈیٹا پروٹیکشن آفیسر کے ساتھ رازداری اور ڈیٹا کے تحفظ سے متعلق کوئی بھی تشویشات اٹھا سکتے ہیں۔ ڈیٹا پروٹیکشن آفیسر انکوائری کے ذاتی معلومات کے استعمال کے بارے میں آزادانہ مشورہ اور نگرانی فراہم کرتا ہے۔
UK CoVID-19 انکوائری DPO کے رابطے کی تفصیلات: dpo@covid19.public-inquiry.uk
شکایات اور اپیلیں۔
اگر آپ پہلے ہی ہم سے شکایت کر چکے ہیں اور نتائج سے خوش نہیں ہیں، تو آپ کو انفارمیشن کمشنر آفس (ICO) میں شکایت درج کرانے کا حق ہے۔ ICO برطانیہ میں ڈیٹا کے تحفظ کے لیے ذمہ دار نگران اتھارٹی ہے۔
انفارمیشن کمشنر سے اس پر رابطہ کیا جا سکتا ہے: انفارمیشن کمشنر آفس، وائکلف ہاؤس، واٹر لین، ولمسلو، چیشائر، SK9 5AF۔
0303 123 1113 یا icocasework@ico.org.uk
انفارمیشن کمشنر کو کوئی بھی شکایت عدالتوں کے ذریعے ازالہ حاصل کرنے کے آپ کے حق کے ساتھ تعصب کے بغیر ہے۔
جائزہ لیں
اس رازداری کے نوٹس کا آخری بار نومبر 2022 میں جائزہ لیا گیا تھا۔